Η εφαρμογή του λογιστηρίου αποτελείται από τα παρακάτω υποσυστήματα:

• Εμπορικό Κύκλωμα (Δημόσιο Λογιστικό)
• Μητρώο Δεσμεύσεων
• Διπλογραφικό (Γενική Λογιστική & Αναλυτική Λογιστική)

Ο στόχος της εφαρμογής αυτής είναι η τήρηση και η παρακολούθηση της προβλεπόμενης δραστηριότητας ενός οργανισμού βάσει του Δημόσιου Λογιστικού. Η εφαρμογή των προϋπολογισμών παρέχει τη δυνατότητα στον οικονομικό διαχειριστή να αποτυπώσει εκεί την οργανωτική δομή του οργανισμού, έτσι ώστε οι προϋπολογισμοί να αντικατοπτρίζουν την πραγματική οργανωτική διάρθρωση και τη λειτουργία του βάσει των ΚΑΕ. Η εφαρμογή έχει ενσωματωμένο αυστηρό κύκλωμα Μητρώου Δεσμεύσεων που επιτρέπει τη σωστή και ολοκληρωμένη παρακολούθηση του προϋπολογισμού.

Η Γενική Λογιστική είναι η βάση όλου του Διοικητικο-οικονομικού υποσυστήματος. Λειτουργεί με τον τρόπο που καθορίζει το ΠΔ 146/2003 όπως ισχύει και υποστηρίζει τις απαιτήσεις του. Όλες οι εφαρμογές επικοινωνούν και ενημερώνουν τη λογιστική με στόχο την έγκαιρη άντληση οικονομικών πληροφοριών και αποτελεσμάτων από όλη την οικονομική διεύθυνση. Μέσω της Αναλυτικής λογιστικής καλύπτονται όλες οι προβλεπόμενες από τον ΚΒΣ διατάξεις. Το κύκλωμα αυτό αποτελεί προέκταση του κυκλώματος της Γενικής Λογιστικής και διασφαλίζει τη συνδεσιμότητα και την ιχνηλασιμότητα των εγγραφών από τη Γενική στην Αναλυτική Λογιστική.

Διαχειρίσεις-Πάγια

Μέσω της εφαρμογής διαχείρισης των αποθηκών επιτυγχάνεται ο έγκαιρος προγραμματισμός του εφοδιασμού του φορέα με υλικά και η αποτελεσματική εξυπηρέτησή του με ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση του δεσμευμένου κεφαλαίου. Επίσης, γίνεται ποσοτική και αξιακή διαχείριση των αποθηκών. Τέλος, παρέχονται ευκολίες στο χρήστη, όπως η τήρηση στοκ ασφαλείας και η δημιουργία αυτόματων παραγγελιών βάσει σημείων αναπαραγγελίας .

Στο σύστημα των διαχειρίσεων εντάσσεται και το υποσύστημα παρακολούθησης παγίων, μέσω του οποίου γίνεται η παρακολούθηση των κινητών και ακίνητων περιουσιακών στοιχείων του φορέα. Μεταξύ αυτών περιλαμβάνονται τόσο ο τυπικός πάγιος εξοπλισμός ενός οργανισμού (κτίρια, αυτοκίνητα, γραφεία κλπ.) όσο και ο εξειδικευμένος ιατρικός εξοπλισμός που χρειάζεται για τη λειτουργία ενός νοσοκομείου (τομογράφοι, αναλυτές κλπ.). Βασικό χαρακτηριστικό του μητρώου παγίων αποτελεί η διαχείριση πολλών τύπων αποσβέσεων (με πολλούς διαφορετικούς συντελεστές απόσβεσης), ο αυτόματος υπολογισμός τους για όλο ή μέρος του μητρώου παγίων και η αυτόματη ενημέρωση της εφαρμογής της λογιστικής με τις αποσβέσεις των παγίων.

Προμήθειες – Συμβάσεις

Με την εφαρμογή του γραφείου προμηθειών αυτοματοποιούνται όλα τα στάδια προμήθειας αναλώσιμου και πάγιου υλικού. Η διαδικασία ξεκινάει με την καταχώριση ηλεκτρονικών αιτήσεων προμήθειας από επιλεγμένα σημεία όπου εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση στις λίστες που περιλαμβάνουν τα επιτρεπτά αγοραζόμενα είδη. Ανάλογα με τις ανάγκες του φορέα, υπάρχει η δυνατότητα πλήρους καταγραφής του κύκλου προμηθειών (Αίτηση -> Διαγωνισμός -> Προσφορές -> Σύμβαση), αλλά και η καταγραφή μεμονωμένων ποσοτικών συμβάσεων που έχουν συναφθεί με προμηθευτές. Η εφαρμογή είναι πλήρως διασυνδεδεμένη με το σύστημα Διαχειρίσεων – Παγίων συνδέοντας τις παραγγελίες με τη σύμβαση (μετά από κατάλληλους ελέγχους) και ενημερώνοντας ανά πάσα στιγμή το γραφείο προμηθειών αλλά και τους διαχειριστές για τα υπόλοιπα των συμβάσεων.

ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ / ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ
Δημόσιο Λογιστικό

• Δυνατότητα αποκεντρωμένων εγγραφών
• Έναρξη της νέας χρήσης πριν «κλείσει» η προηγούμενη
• Έκδοση όλων των επίσημων βιβλίων, όπως προβλέπονται από το Δημόσιο
• Λογιστικό και τον ΚΒΣ (εκτυπώσεις Γενικής Λογιστικής)
• Παρακολούθηση διαφορετικών φορέων και οικονομικών χρήσεων
• Παρακολούθηση ξεχωριστών ή ενιαίων αριθμήσεων εκδιδόμενων ενταλμάτων, γραμματίων είσπραξης τιμολογίων κλπ.
• Εξόφληση των ΧΕΠ με αυτόματη ενημέρωση όλων των τηρουμένων βιβλίων Δημόσιας και Γενικής Λογιστικής και του υπολοίπου τραπεζικών λογαριασμών
• Κατάρτιση και εκτύπωση προϋπολογισμού και τροποποιήσεων προϋπολογισμού
• Δημιουργία αρχείου πληρωμής προμηθευτών για αποστολή στην τράπεζα
• Παρακολούθηση του ταμείου
• Εκτύπωση όλων των απαραίτητων εκ του νόμου καταστάσεων της εφορίας και βεβαιώσεων προμηθευτών
• Πρωτόκολλο παραλαβής τιμολογίων προμηθευτών με δυνατότητα αυτόματης έκδοσης όλων των συμψηφιστικών εγγραφών και αυτόματης ενημέρωσης της Γενικής Λογιστικής
• Έκδοση πληροφοριακών καταστάσεων και δυνατότητα εξαγωγής τους σε αρχείο Excel

Μητρώο Δεσμεύσεων

• Τήρηση του Μητρώου δεσμεύσεων σύμφωνα με την εγκύκλιο Ω8ΛΝΗ-4ΕΓ (15/6/2018)
• Μετά την καταχώριση της δέσμευσης από το χρήστη, δίνεται αυτόματη αρίθμησή της έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα ομαδοποίησης των δεσμεύσεων
• Δυνατότητα καταγραφής > του ενός ΚΑΕ σε μία δέσμευση
• Καταχώριση στο Βιβλίο Εγκρίσεων και Εντολών Πληρωμής με αυτόματη αριθμοδότηση από το σύστημα
• Δυνατότητα μεταβολής της απόφασης ανάληψης δέσμευσης από το χρήστη
• Δυνατότητα μερικής ανατροπής της δέσμευσης
• Δυνατότητα επέκτασης της δέσμευσης
• Όταν ο χρήστης δίνει μια παραγγελία τού δίνεται η δυνατότητα να δει το υπόλοιπο μιας δέσμευσης (παραγγελία) σε μια συγκεκριμένη δέσμευση
• Όταν γίνεται η καταχώριση των παραστατικών των προμηθευτών ενημερώνονται αυτόματα με τον αριθμό δέσμευσής τους
• Δυνατότητα μαζικής ανάληψης δέσμευσης παραστατικών παρελθούσας χρήσης
• Αυτόματος υπολογισμός αξιακών υπολοίπων ανά δέσμευση
• Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα όλα τα εισερχόμενα στο Λογιστήριο παραστατικά προμηθευτών με τον αριθμό Απόφασης Δέσμευσής τους
• Δυνατότητα μαζικής ανάληψης δέσμευσης για παραστατικά τα οποία δεν την έχουν ληφθεί ήδη
• Παροχή όλων των αναφορών, βιβλίων και εκτυπώσεων του Μητρώου Δεσμεύσεων, βιβλίου εγκρίσεων και εντολών πληρωμής

Γενική και Αναλυτική Λογιστική

• Πλήρης συμμόρφωση με τον ΚΒΣ
• Σύστημα προειδοποιήσεων και ελέγχου ημερομηνιών σύμφωνα με τον ΚΒΣ
• Πλήρης συμμόρφωση με το Π.Δ.146 / 21.5.2003
• Συμμόρφωση με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα
• Αυτόματη ενημέρωση Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής από κινήσεις Δημόσιου Λογιστικού
• Υποστήριξη πολλών διαφορετικών κέντρων κόστους και μονάδων εσόδων
• Συμφωνία στο τέλος του μήνα με δυνατότητα έκδοσης όλων των αναφορών που την πιστοποιούν
• Λειτουργία του λογισμικού σε πλήρη ανάπτυξη σε περιβάλλον «Ομίλου»
• Συμφωνία στο τέλος της ημέρας / του μήνα με έκδοση λογιστικών αναφορών ελέγχου και συμφωνίας
• Δυνατότητα δημιουργίας λογαριασμών
• Δυνατότητα διόρθωσης των εγγραφών από εξουσιοδοτημένο χρήστη
• Καταγραφή των κινήσεων των χρηστών κατά ημερομηνία και χρήστη
• Αυτόματη διασύνδεση με μητρώο δεσμεύσεων
• Αυτόματες κινήσεις αντιλογισμού
• Αυτόματοι έλεγχοι για ισοσκελισμό άρθρων και μήνυμα ειδοποίησης
• Διορθώσεις σε προηγούμενη περίοδο αν είναι ανοιχτή, αν το προβλέπει το λογισμικό με ειδικό μηχανισμό (αλλιώς πρέπει να γίνονται με αντιλογισμό)
• Ενημέρωση στη νέα χρήση με τα υπόλοιπα της προηγούμενης χρήσης
• Η διαδικασία για το κλείσιμο χρήσης δημιουργεί αυτόματα κινήσεις κλεισίματος
• Προστασία των χρηστών για τη μετάβαση από την τρέχουσα περίοδο στην επόμενη
• Συγκριτικά στοιχεία προϋπολογισθέντων έναντι πραγματοποιηθέντων
• Συγκριτικά στοιχεία τρέχουσας χρήσης έναντι προηγούμενης χρήσης
• Ισολογισμός και κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης
• Τήρηση και παρακολούθηση αναθεωρήσεων των προϋπολογισμών
• Πλήρης υποστήριξη των λογαριασμών της Ομάδας 9 του Λογιστικού Σχεδίου
• Ολοκληρωμένη σειρά εκτυπώσεων
• Πολλαπλή κατανομή οργανικών εξόδων στα κέντρα κόστους
• Αυτόματη κατανομή κόστους βάσει φύλλων μερισμού
• Πολλαπλές δυνατότητες ενημέρωσης λογιστικής για κάθε τύπο κίνησης
• Αναλυτικά ισοζύγια προμηθευτών ανά τμήμα του οργανισμού
• Έκδοση βεβαιώσεων παρακράτησης και ΜΥΦ
• Υπολογισμός ποσού παρακράτησης φόρου
• Υποστήριξη έκδοσης ενταλμάτων πληρωμής, διαδικασιών «Μικρού Ταμείου» κλπ.
• Αυτοματοποιημένος έλεγχος εγκυρότητας των στοιχείων προμηθευτών (π.χ. ΑΦΜ)
• Πλήρης διαχείριση προμηθευτών
• Διαχείριση επιταγών διαφορετικών τραπεζών
• Ηλεκτρονική μεταφορά εντολής πληρωμής σε τράπεζες
• Άμεση ενημέρωση για τη ρευστότητα διαθεσίμων
• Δυνατότητα παράλληλης λειτουργίας εφαρμογής Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΕΙΣ-ΠΑΓΙΑ / ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

• Κατηγοριοποίηση παγίων ανά τμήμα/κλινική του νοσοκομείου
• Καθορισμός μάσκας κωδικού παγίου και επικύρωση από το σύστημα κατά την εισαγωγή νέου παγίου
• Ορισμός πολλών τύπων αποσβέσεων (π.χ. φορολογικών κ.ά.), κατά τα διεθνή λογιστικά πρότυπα)
• Τήρηση σειριακού αριθμού παγίου ή/και μοντέλου κατασκευής
• Ανάλυση ενός παγίου στα απαρτιζόμενα μέρη του (π.χ., για Η/Υ ανάλυση σε οθόνη, πληκτρολόγιο, μόντεμ κλπ.)
• Παρακολούθηση παγίων που προέρχονται από χρηματοδοτική μίσθωση (leasing)
• Διαχωρισμός και παρακολούθηση παγίων που προέρχονται από χρησιδάνεια (π.χ. ένας αναλυτής εργαστηρίων που είναι ιδιοκτησίας προμηθευτή αλλά χρησιμοποιείται από το νοσοκομείο)
• Παρακολούθηση των άυλων περιουσιακών στοιχείων (φήμη-πελατεία κλπ.)
• Τήρηση παγίων που δεν αποσβένονται
• Διασύνδεση του υποσυστήματος αγορών με τα πάγια
• Διασύνδεση με λογαριασμό αποσβέσεων για τον αυτόματο υπολογισμό των αποσβέσεων
• Απόσβεση με πολλούς συντελεστές ανά κατηγορία παγίων
• Τήρηση πρόσθετων αποσβέσεων ανά κατηγορία παγίων
• Υπολογισμός μηνιαίων αποσβέσεων ή αποσβέσεων για κάποιο μεσοδιάστημα (π.χ. ανά δίμηνο, τρίμηνο κλπ.)
• Υποστήριξη διαδικασίας πώλησης παγίου
• Κατάργηση/καταστροφή παγίου
• Βελτιώσεις/προσθήκες σε πάγια
• Πολλαπλές μονάδες μέτρησης ανά είδος και ευέλικτος μηχανισμός μετατροπής μονάδων μέτρησης
• Διαχείριση ειδών ανά παρτίδα
• Καθορισμός επιθυμητών ποσοτήτων αποθέματος (όρια αναπαραγγελίας αγοράς)
• Χρήση ψηφιακού κωδικού (barcode) των ειδών
• Εμφάνιση προτεινόμενων ειδών κατά την καταχώριση παραγγελίας αγοράς
• Παρακολούθηση της αποθήκης ανά τμήμα
• Διαχείριση απεριόριστων εναλλακτικών κωδικών ανά είδος
• Χρήση barcode σε όλες τις διακινήσεις μεταξύ αποθηκών, στις παραλαβές και τις αποστολές από μονάδα υγείας σε άλλη μονάδα κοκ
• Ολοκληρωμένη παρακολούθηση αγορών, αναλώσεων και λοιπών διακινήσεων κάθε είδους σε ποσότητες και αξίες
• Πολλαπλοί τρόποι αποτίμησης (όχι συγχρόνως) αποθεμάτων, με αυτόματο υπολογισμό και προβολή των αντίστοιχων τιμών (π.χ.,
• Κυλιόμενη Μέση, Μέση Σταθμική Τιμή, Μέση Μηνιαία, Τελευταία Τιμή, FIFO, LIFO και πρότυπου κόστους)
• Ορισμός πολλαπλών αποθηκευτικών χώρων (σε κλινικές, εργαστήρια κ.α.)
• Πολλαπλές θέσεις αποθήκευσης ανά αποθήκη και ανά είδος
• Εντοπισμός και κατανάλωση των παλαιότερων παρτίδων πρώτα, βάσει ημερομηνίας παραλαβής, αριθμού παρτίδας ή ημερομηνίας λήξης
• Πρόβλεψη ελλείψεων από το σύστημα (ειδικός μηχανισμός υπολογισμού αποθέματος ασφαλείας ανά είδος)
• Αυτόματη σύνδεση με μηχανισμούς ελέγχου προμηθειών για παραλαβές και χρόνους παράδοσης
• Διατήρηση ιστορικών δεδομένων παραγγελιών αγοράς για λόγους ελέγχου
• Όριο αναπαραγγελίας προϊόντος και υπολογισμός προγνώσεων
• Δημιουργία προτάσεων για προμήθεια βασισμένη σε διαθέσιμο απόθεμα και όριο αναπαραγγελίας
• Αυτόματη δημιουργία παραγγελιών για ανανέωση αποθέματος βασισμένη σε προτάσεις για προμήθεια που έγιναν αποδεκτές
• Επιλογή για αποδοχή και κλείσιμο μιας παραγγελίας ή για διατήρηση εκκρεμοτήτων
• Μετατροπή της παραλαβής σε τιμολόγιο ή καταχώριση τιμολογίου κατά την παραλαβή
• ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ-ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ / ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ
  Καταχώριση και διαχείριση διαγωνισμών:
• Πλήρης καταγραφή βασικών στοιχείων διαγωνισμού
  – Αριθμός Διακήρυξης
  – Τίτλος
  – Προϋπολογισμός
  – Κατηγορία
  – Φάση διαγωνισμού
  – Τρόπος αξιολόγησης (συνολική ή ανά είδος)
  – Κριτήρια αξιολόγησης (χαμηλότερη τιμή, συμφερότερη προσφορά)
  – Λοιπά στοιχεία, όπως αριθμός πρωτοκόλλου, αριθμός και ημερομηνία απόφασης, καταληκτική ημερομηνία κατάθεσης κ.ά.
• Πλήρης καταγραφή απαιτούμενων ειδών με δυνατότητα εισαγωγής από επιλογή μίας ή και περισσότερων αιτήσεων
  – Είδος
  – Ποσότητα
• Προδιαγραφές / παρατηρήσεις
  – Καταγραφή δικαιολογητικών ή πιστοποιητικών που απαιτούνται
  – Δυνατότητα επισύναψης ηλεκτρονικών αρχείων
  – Καταγραφή επιτροπής αξιολόγησης
  – Πλήρης καταγραφή προσφορών
• Προμηθευτής
• Ημερομηνία κατάθεσης
• Αριθμός, ημερομηνία, ποσό και ημερομηνία λήξης εγγυητικής
  – Σύνδεση του διαγωνισμού με την/τις συμβάσεις που δημιουργήθηκαν
  – Αποτελέσματα αξιολόγησης
• Τεχνική αξιολόγηση προδιαγραφών
• Τεχνική αξιολόγηση βαθμολογούμενων στοιχείων
• Πρακτικό αποδεκτών προσφορών
• Πλήρης καταχώριση ενστάσεων
• Περιγραφή
• Αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου
• Πλήρης παραμετροποίηση με δυνατότητα επεξεργασίας κειμένου πρόσκλησης προσφορών
• Καταχώριση και διαχείριση συμβάσεων (ποσοτικές)
• Πλήρης καταγραφή βασικών στοιχείων σύμβασης
  – Τύπος (υλικά, υπηρεσίες, έργα)
  – Αριθμός σύμβασης
  – Προμηθευτής
  – Ημερομηνία έναρξης/λήξης
  – Λοιπά στοιχεία, όπως Απόφαση, ΑΔΑΜ, Εγγυητική κ.ά.
• Πλήρης καταγραφή ειδών σύμβασης
  – Περιγραφή
  – Ποσότητα
  – Τιμή μονάδας
• Δυνατότητα καταγραφής δεσμεύσεων σύμβασης (ανά έτος)
• Δυνατότητα επισύναψης σχετικών εγγράφων (ηλεκτρονικών αρχείων)
• Παρακολούθηση συμβάσεων από Διαχειρίσεις
  – Αυτόματος έλεγχος ύπαρξης σύμβασης ή υπολοίπου κατά την καταχώριση παραγγελίας και ενημέρωση του χρήστη για επιλογή
  – Κλείδωμα τιμής μονάδος σε περίπτωση που η παραγγελία γίνει συμβατικά
  – Έλεγχος υπολοίπου σύμβασης για να μη γίνονται υπερβάσεις
  – Καρτέλα προβολής συμβάσεων είδους κατά την καταχώριση της παραγγελίας
  – Αναφορά συμβάσεων ανά είδος για έγκυρη ενημέρωση των διαχειριστών
  – Διαχωρισμός παραγγελιών και πρωτοκόλλων παραλαβής (εφόσον υπάρχει σύνδεση με την παραγγελία) σε συμβατικές και μη για καλύτερη πληροφόρηση

• Νοσοκομεία
• Κλινικές
• Φορείς πρόνοιας
• Φορείς Γενικής Κυβέρνησης
• Ευρύτερος δημόσιος τομέας
• Ιδιωτικός τομέας